با توجه به دریافت گزارش های متعدد در خصوص عدم ثبت مرخصی استحقاقی یا استعلاجی استفاده شده برخی از اعضاء محترم هیات علمی در بازه زمانی مقرر و در نتیجه ثبت گزارش غیبت در سامانه؛  اعضاء محترم هیات علمی در صورت استفاده از هرنوع مرخصی موظف به ثبت آن در سامانه مربوطه می باشند لذا با توجه به اینکه فرد جهت ثبت مرخصی؛ بازه زمانی ده روزه را در اختیار دارد هیچگونه توجیهی در خصوص عدم ثبت آن قابل قبول نبوده و عواقب ناشی از آن متوجه فرد خواهد بود.